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大容量のファイルをいきなりメールで送り付けるのはマナー違反。相手の通信環境によっては受け取れない場合もあるからだ。とはいえ、いちいち相手に確認を取るのも面倒。こんなときはファイルをクラウドにアップロードして、その共有用URLを発行するのが親切だ。URLを相手に知らせればよいので、ファイルの容量を気にしなくて済む（図1）。3社いずれも共有機能を備えるが、Amazon Driveはユーザーアカウントで相手を限定できない。ここではOneDriveとGoogleドライブの使い方を紹介しよう。
アマゾン以外はメンバー限定で共有可能
図1 クラウドストレージにアップロードしたファイルは、共有用の固有のURLを発行することでほかの人もダウンロードできる。ファイルの容量を気にせず渡せるのがメリット。3サービスはいずれも共有機能を備えるが、OneDriveとGoogleドライブは、相手が当該サービスのアカウントを持っていればメンバー限定の公開が可能だ
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通常、共有用のURLは類推できない文字列になる。ただし、相手がURLをほかに漏らせば誰でもアクセスできてしまう。もし相手が当該サービスのアカウントを持っていれば、共有対象を制限できるので安心だ（図2～図9）。
共有設定は相手と権限に注意
図2 OneDriveでは、共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択する（1）（2）。パソコンと同期している場合は、「OneDrive」フォルダー内でも同様に設定できる
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図3 権限は標準で「編集可能」。閲覧のみにするなら「表示可能」に変える（1）（2）。「リンクのコピー」を押すと、共有用のURLが生成される（3）。相手のMicrosoftアカウントを知っていれば共有先を限定できる。それには「リンクを知っていれば…」を押す
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図4 「特定のユーザー」を選択して、権限を確認したら「適用」を押す（1〜3）。共有相手のMicrosoftアカウントを入力して指定してから（4）（5）、「リンクのコピー」を押す（6）
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図5 共有用のURLが生成され、クリップボードにコピーされるのでメールなどで相手に知らせればよい。このURLは指定したMicrosoftアカウントで認証しないと開かない
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図6 Googleドライブでは、共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択する（1）（2）。パソコンで同期アプリを使用していれば右クリックして「Googleドライブで共有」を選択してもよい
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図7 公開範囲や権限を確認・変更するには「変更」を選ぶ（1、公開範囲が「制限付き」の場合は「リンクを知っている全員に変更」を選ぶ）。公開範囲を確認（2）。共有するファイルの権限は標準で表示のみの「閲覧者」だが「編集者」も指定できる（3）。「リンクをコピー」を押すとクリップボードにURLがコピーされる（4）。一方、共有相手を指定したい場合は、2で「制限付き」を選び、上の「ユーザーや…」のウインドウをクリック（図8へ）
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図8 公開範囲が「制限付き」であることを確認し（1）、相手のGoogleアカウントを指定（2）（3）。次に開く画面で「通知」のチェックを外し［注1］、相手の権限を指定する（4〜6）。最後に右下の「共有」ボタンを押す
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［注1］「通知」をチェックしたまま「送信」ボタンを押すと、Googleドライブから共有の通知が相手に自動送信される。ここでは後からメールなどでURLを知らせる手順にした
図9 共有設定したファイルを図6と同様に右クリックし、「リンクを取得」を選択。この画面で「リンクをコピー」を押すとクリップボードにURLがコピーされる。このURLは指定したGoogleアカウントでなければ開けない
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からの記事と詳細 ( 大容量ファイルのメール送付はマナー違反、クラウドストレージで賢く受け渡そう - ITpro )
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