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テレワークの普及によって、文書を紙ではなくファイルでやり取りする機会も増えているだろう。しかし、メールでやり取りすると、修正箇所の確認や更新履歴の管理が大変だ。こんな悩みもクラウドで解決できる。
OneDriveとGoogleドライブはOffice文書の編集機能を備えており、複数人でクラウド上の文書を同時に編集することが可能（図1）。ファイルの共有や権限の指定は前パートで紹介した方法と基本的に同じ。共有するメンバーをアカウントで制限することもできる。
再現性ならマイクロソフトのウェブ版Office
図1 OneDriveとGoogleドライブにアップロードしたOffice文書はクラウド上で閲覧・編集が可能（Amazon Driveは非対応）。前者はウェブ版Office、後者ではGoogleドキュメントなどを利用する。文書の再現性はウェブ版Officeが上回る
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元の文書を残して修正提案 過去のデータも復元できる
編集機能はあくまで簡易版で、文書の再現性も完璧とはいえない（図2）。デスクトップ版Officeと比べれば機能の制限も多い。特にレイアウトに凝ったWord文書は崩れてしまうケースもあるので、編集するなら装飾を減らしてシンプルなレイアウトにしたほうがトラブルが起こりにくい。
シンプルなレイアウトが無難
図2 シンプルなWord文書なら、ウェブ版WordやGoogleドキュメントで開いてもそこそこ再現される。しかし、一部の文字揃えや図表の位置などはずれてしまう。特に表や背景などを多用したこだわったレイアウトは崩れがちだ。またExcel文書では、特にグラフの再現性でウェブ版ExcelのほうがGoogleスプレッドシートを完全に上回る
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