ライフオーガナイザー®︎ 門傳（もんでん）奈々です。
片づけに悩むお客様からの質問でよく聞かれるのが「書類の片づけ」に関するもの。
「片づけ方がわからない」
「保管期間がわからない」
などのお悩みが多いようです。
「処分や保管の仕方がわからない」ために、「書類を溜め込む」という悪循環が生まれてしまい、手がつけられない状態になってしまう方も多く見受けられます。
溜まってしまった書類の片付けには時間がかかりますが、一旦書類を処分する流れや仕組みを作ってしまえば、日常の中で書類がたまっていくことはありません。
今年こそ、書類の整理に手をつけてみませんか？
こんなにあるの⁉ 家庭の書類の種類
我が家に届いたダイレクトメールと郵便
家庭で管理する書類には、家そのものに関するものと人やペットに関するものがあります。家に関する書類は、不動産関連の契約書などの書類、公共料金の支払い、家電マニュアルなどの書類があります。
人やペットに関する書類は、保険や税金関連、予防接種記録、給与明細や学校の書類、レシートやキャッシュカードの明細、外部から郵送で届く手紙やDM（ダイレクトメール）、チラシなどがあります。何種類もの書類が毎日増え続けているのです。
ポイントは３つ！ 書類の片付けの仕組みづくり
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【紙袋に不要なDMを入れるだけ】
DM処分のしくみを作っておくと家の中の書類が減らせますよ！
【ケシポンを玄関に収納】
個人情報保護スタンプ「ケシポン」の後ろに強力磁石を貼っておけば、玄関のドアにペタッと収納できます。
家に入ってくる頻度の高い書類、例えばDMや学校の書類は、手に取った瞬間に要、不要を判断するようにしましょう。3秒以内に判断できるのが理想的です。
「あとで見よう」と判断したものは、どんどん溜まっていき、「開けて見るのが面倒」になってしまいますよ！
玄関で要・不要を見極め、「不要」と判断したものは、その場で捨てられるしくみを作るのもいいですね。
写真のように「ケシポン」と「DM廃棄用の入れ物」を玄関に置いておけば、家の中に余計な書類を持ち込むことはありません。
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使用頻度の低い書類の収納
インターネットでも同じ内容を見られる書類、わざわざ場所をとって保管しなくても良いのでは？
日々の生活の中で繰り返し見る必要のない書類は、天袋や押入れ、ベッドの下など多少取り出しにくい場所に保管しても大丈夫です。その場合は、保管した場所を忘れないように、携帯電話の「リマインダー」を使ったり、書類を収納した箱の外側に、大きく書類名や保管終了期間を明記しておくことをおすすめします。
また、家電マニュアルや保険の契約のしおりなどは、受け取ってそのまま保管してしまいがちですが、インターネットでも閲覧することができるものもあります。
インターネットで閲覧できるものは、紙で保管することにこだわらなくても大丈夫です。
使用頻度の高い書類
ファイルボックスを倒して使うと、書類をスライドして取り出せるので、便利です。
「重要」「急ぎ」「優先」などのラベルを貼っておくとわかりやすいですよ。
使用頻度の高い書類、レシートやクレジットカードの明細書、医療費の領収書などは、すぐに取り出せるところにまとめて保管すると良いでしょう。
クリアホルダーにラベルを貼り、ホルダーごとファイルボックスに収納すると便利です。
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Evernoteは、アプリで写真撮影と保存ができるので便利です。
Evernoteの使用実例。
見出しが写真付きなので、書類が検索しやすいです。
アプリで書類管理をするのも手です。
紙で提出する必要があるもの以外は、アプリ上で保管すると紙の書類が減り、省スペースになるのでおすすめですよ。
書類を捨てるのが怖い方や、写真に撮るのが面倒な方は、
週に1回まとめて捨てるもの→レシートやチラシ
月に1回まとめて捨てるもの→各月のお知らせ、会報、給食だよりなど
というふうに、捨てるタイミングを決めておくといいでしょう。
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「作った仕組みが続かない」「書類が溜まってしまう」「リバウンドした」などの問題が発生する場合は、書類整理のために作った仕組みが生活の流れに沿っていないと思われます。
一時期はうまくいっていても継続性に欠ける仕組みもあるので、定期的に「この方法で良いのか」を見直すようにしましょう。
まとめ
それぞれの書類の特性や保管期間に応じた書類の整理のポイントを3つお伝えしました。大切なのは、せっかく作った書類収納の仕方や処分する流れを止めず、習慣化することです。「続かない」「面倒」などの問題があるようなら仕組みに問題がある可能性があります。その際は、もう一度仕組みを見直してみましょう。
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February 16, 2020 at 05:31PM
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