コロナ禍の影響によってリモートワークを導入する企業が増えたことや、デジタル庁の重点項目に契約分野が挙げられていることなどを背景に、電子契約サービスの活用など契約業務のデジタル化が加速しています。一方で、取引先の要望や法律の定めなどにより、紙の契約書をすぐに廃止することが難しく、多くの企業で、紙や電子契約書が混在した状態で運用され、契約書の管理が複雑化しています。
特に紙の契約書については、印刷や押印、製本といったアナログな作業が発生することで、担当者の負担になるとともに、テレワークなどの新しい働き方推進の妨げとなっています。また、保管についても、棚の定期的な整理が必要になるほか、企業によっては保管方法が定まっておらず、担当者の手元で個別に保管しているケースや、拠点毎に異なる保管方法を採用しているケースも見受けられます。契約書によっては、企業が原本を長期的に保管・管理をする必要がある場合も多く、契約書が適切に保管されていないことで、必要な時にすぐに見つからないことや、紛失や漏洩といったリスクが課題となっていました。
Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送といったアナログな作業を代行する「スマート判子」機能および、紙の契約書を正確にデータ化しクラウド上で管理する「スマート台帳」機能を提供することで、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を後押ししています。今回、紙の契約業務のさらなるペーパーレス化を実現し、業務の効率化と、より高度なリスク管理を可能にするため、「原本保管オプション」の提供に至りました。
■機能概要
「原本保管オプション」は、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本を、Sansan提携倉庫で保管・管理するサービスです。Contract Oneの「スマート判子」機能を利用して印刷・製本、押印された紙の契約書や、「スマート台帳」を利用してスキャン・データ化された紙の契約書は、契約締結後、Contract Oneが提携先の倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管します。監査対応などで一時的に契約書が必要になった場合でも、Contract Oneに指示することで自由に出入庫することが可能です。
Contract Oneの詳細については、ウェブサイトをご覧ください。
https://contract-one.com
■SBSリコーロジスティクス株式会社について
会社名：SBSリコーロジスティクス株式会社
代表者：代表取締役 社長執行役員 若松 勝久
設立：1964年2月1日
事業内容：一般貨物自動車運送事業、貨物運送取扱事業、コンピューター・事務用機器類及びその消耗品の回収・リサイクル事業、倉庫業及び保税上屋業、通関業、航空貨物運送取扱事業、港湾運送事業、外航海運貨物運送取扱事業、包装設計並びに包装資材の製造・販売、その他定款に定める事業
従業員数：連結：3,792名、単体：1,857名（2021年12月末現在）
URL：https://www.sbs-ricohlogistics.co.jp/
（以上）
■契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業を代行し、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。
■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、ビジネスにおける出会いを後押ししています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を国内外で提供しています。
設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：64億14百万円（2022年2月28日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan https://s.sansan.com
Eight https://8card.net
Bill One https://bill-one.com
からの記事と詳細 ( クラウド契約業務サービス「Contract One」が原本保管オプションを追加 - PR TIMES )
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